Note legali
Informativa sul trattamento dei dati personali (Privacy policy) di Irelia
Automation Genius By KDL — Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Versione 1.0 del 16 settembre 2026
0. Titolare del trattamento e contatti
Il titolare del trattamento è Automation Genius By KDL, ditta individuale di Kristian Di Lillo, P.IVA IT02789630692, con sede in Contrada Santa Maria Maggiore 4, 66011 Bucchianico (CH), titolare del marchio e brand commerciale Irelia (di seguito “Irelia”).
Per ogni richiesta relativa ai dati personali, incluso l’esercizio dei diritti descritti nella sezione 8, si scrive a info@irelia.ai. Per le comunicazioni formali: PEC nextwaveai@pec.it.
1. A chi si rivolge questa informativa
1.1 Questa informativa descrive i trattamenti per i quali Irelia è titolare del trattamento, cioè decide finalità e mezzi. Riguarda:
- i Partner: le imprese e i professionisti che acquistano l’accesso alla Piattaforma Irelia e i loro referenti (sezione 2);
- gli Affiliate: chi aderisce al programma di affiliate marketing di Irelia (sezione 3);
- gli Utenti della piattaforma: le persone fisiche con credenziali di accesso alla Piattaforma, quali amministratori o collaboratori di un Partner o di un suo Cliente (sezione 4);
- chi invia a Irelia una richiesta di contatto tramite il sito o altri canali (sezione 5).
Una stessa persona può rientrare in più categorie: in tal caso si applicano le relative sezioni.
1.2 Dati dei Workspace. I dati trattati all’interno dei Workspace della Piattaforma — contatti, conversazioni con gli Utenti finali tramite gli Agenti AI, contenuti caricati, prenotazioni — non sono oggetto di questa informativa. Per tali dati Irelia agisce come responsabile del trattamento per conto del Partner o, per suo tramite, del Cliente per il quale il Workspace è configurato, in base all’accordo sul trattamento dei dati (DPA) pubblicato all’indirizzo https://irelia.ai/legal/dpa. Le finalità e le modalità di tali trattamenti sono determinate dal titolare del Workspace e descritte nella sua informativa.
Lo stesso vale per i dati dell’account e dell’abbonamento dei Clienti dei Partner registrati sulla Piattaforma: Irelia li tratta per conto del Partner, che ne è titolare, e le richieste che li riguardano vanno rivolte a quest’ultimo.
1.3 Utenti finali. Chi ha conversato con un Agente AI su WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger o webchat non trova qui l’informativa che lo riguarda: il titolare dei suoi dati è l’impresa o il professionista con cui ha conversato, che gli ha reso la propria informativa. Le richieste ricevute da Irelia in relazione a tali dati sono trasmesse al Partner interessato, con conferma di ricezione entro cinque giorni lavorativi.
1.4 Cookie. L’uso di cookie e tecnologie simili sul sito irelia.ai è descritto nella cookie policy, disponibile sul sito.
2. Partner
2.1 Dati trattati
Irelia tratta i dati che il Partner fornisce alla registrazione e nel corso del rapporto, e quelli generati dall’uso della Piattaforma:
(a) dati identificativi e fiscali del Partner e del suo referente: denominazione o nome, indirizzo, partita IVA e codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica, nome e ruolo del referente; (b) dati di contatto: indirizzo email dell’Account, numero di telefono, recapiti utilizzati per le comunicazioni ordinarie, incluso il gruppo WhatsApp dedicato attivato con il Partner; (c) dati di pagamento: il metodo di pagamento è registrato presso il fornitore di servizi di pagamento di Irelia, indicato nella sezione 7, che ne tratta i dati completi; Irelia riceve e conserva soltanto l’esito delle operazioni, gli identificativi delle transazioni e gli elementi necessari a riconoscere il metodo registrato; (d) dati contrattuali e di fatturazione: Piano, Crediti acquistati e consumati, fatture, storico delle accettazioni dei documenti contrattuali con data, ora e versione; (e) dati d’uso dell’Account: log di accesso e delle operazioni, esiti della validazione automatica delle configurazioni degli Agenti AI (Config-gate), eventi di sospensione e ripristino, comunicazioni con l’assistenza.
2.2 Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| (a) Gestione della registrazione, del periodo di prova e dell’Account; erogazione della Piattaforma; assistenza; comunicazioni relative al rapporto, incluse le modifiche dei documenti contrattuali e della lista dei Sub-responsabili | Esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali richieste dal Partner — art. 6(1)(b) GDPR |
| (b) Fatturazione elettronica, adempimenti fiscali e contabili | Obbligo di legge — art. 6(1)(c) GDPR |
| (c) Sicurezza della Piattaforma, prevenzione di usi non conformi, verifica del rispetto dei documenti contrattuali, conservazione degli esiti del Config-gate e dei log quale evidenza, gestione di incidenti, tutela dei diritti di Irelia in sede di reclamo o contenzioso | Legittimo interesse di Irelia — art. 6(1)(f) GDPR |
| (d) Invio al Partner, dalla registrazione e incluso il periodo di prova, all’indirizzo email dell’Account, di comunicazioni su novità, funzionalità e offerte relative alla Piattaforma | Legittimo interesse di Irelia — art. 6(1)(f) GDPR e art. 130(4) d.lgs. 196/2003; il Partner può opporsi in ogni momento tramite il collegamento in ogni comunicazione o scrivendo a info@irelia.ai |
Il conferimento dei dati per le finalità (a) e (b) è necessario: senza di essi non è possibile creare l’Account né erogare la Piattaforma. La finalità (d) non condiziona il rapporto.
2.3 Conservazione
| Dati | Termine |
|---|---|
| Dati identificativi, di contatto, contrattuali e di pagamento (2.1 a-d) | Fatture, dati fiscali e storico dei pagamenti: 10 anni dalla data di emissione di ciascun documento fiscale (art. 2220 c.c.); gli altri, 24 mesi dalla cessazione dell’Accordo, periodo in cui il Partner conserva l’accesso alle funzionalità di esportazione e cancellazione dei dati dei Workspace (DPA, art. 10.4) |
| Log di accesso e delle operazioni | Fino a 12 mesi dalla generazione di ciascuna registrazione; oltre, solo se necessari a un incidente, un contenzioso o una verifica in corso, fino alla loro chiusura |
| Esiti del Config-gate, eventi di sospensione e comunicazioni con l’assistenza | Durata del rapporto e successivi 24 mesi; oltre, solo se necessari a un contenzioso o una verifica in corso |
| Dati utilizzati per la finalità (d) | Durata del rapporto e successivi 12 mesi, salvo opposizione anticipata |
Decorsi i termini, i dati sono cancellati o resi anonimi.
3. Affiliate
3.1 Dati trattati
Irelia tratta i dati di chi aderisce al programma di affiliate marketing:
(a) dati identificativi e fiscali: nome o denominazione, indirizzo, partita IVA e codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica; (b) dati di contatto: indirizzo email dell’account, recapiti forniti; (c) dati del programma: collegamento di affiliazione, conversioni attribuite e loro stato, corrispettivi maturati, richieste di prelievo, fatture emesse a Irelia; (d) coordinate bancarie indicate nella fattura emessa a Irelia, utilizzate per il pagamento dei corrispettivi tramite bonifico.
3.2 Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| (a) Gestione dell’adesione al programma, attribuzione delle conversioni, calcolo e pagamento dei corrispettivi, comunicazioni relative al rapporto | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR |
| (b) Ricezione e registrazione delle fatture, adempimenti fiscali e contabili | Obbligo di legge — art. 6(1)(c) GDPR |
| (c) Prevenzione di abusi del programma (autoreferenziazioni, conversioni artificiali), sicurezza, tutela dei diritti di Irelia | Legittimo interesse di Irelia — art. 6(1)(f) GDPR |
Il conferimento dei dati per le finalità (a) e (b) è necessario: senza di essi non è possibile aderire al programma né ricevere i corrispettivi.
3.3 Conservazione
| Dati | Termine |
|---|---|
| Dati fiscali, fatture, corrispettivi e coordinate bancarie (3.1 a, c, d) | 10 anni dalla data di emissione di ciascun documento fiscale (art. 2220 c.c.) |
| Dati di contatto e dati del programma non rilevanti a fini fiscali | Durata del rapporto e successivi 12 mesi |
| Log di accesso e delle operazioni | Fino a 12 mesi dalla generazione di ciascuna registrazione |
L’attribuzione delle conversioni si basa su un identificativo memorizzato nel browser di chi visita il sito tramite il collegamento di affiliazione, per tre mesi; tale tecnologia è descritta nella cookie policy del sito.
4. Utenti della piattaforma
4.1 Chi sono
Le persone fisiche alle quali un Partner, o un suo Cliente per il proprio Workspace, ha assegnato credenziali di accesso alla Piattaforma: amministratori, collaboratori, personale operativo. L’Utente non è parte del contratto tra Irelia e il Partner. Questa sezione è resa disponibile al primo accesso.
4.2 Dati trattati
(a) dati identificativi e di accesso: nome, indirizzo email, credenziali (conservate in forma protetta) o identificativo ricevuto dal servizio di autenticazione di terzi scelto dall’Utente; (b) ruolo e permessi assegnati dal Partner o dal Cliente, incluso il permesso di visualizzare i dati identificativi degli Utenti finali; (c) log di accesso e delle operazioni compiute nella Piattaforma, con data, ora e indirizzo IP.
I dati dei Workspace ai quali l’Utente accede e opera non sono oggetto di questa sezione: sono trattati da Irelia per conto del titolare del Workspace (sezione 1.2).
4.3 Finalità e base giuridica
Irelia tratta i dati degli Utenti per gestire e proteggere l’accesso alla Piattaforma richiesto dal Partner o dal Cliente: creazione e verifica delle credenziali, applicazione dei permessi, sicurezza, tracciabilità delle operazioni, comunicazioni di servizio relative all’accesso. La base giuridica è il legittimo interesse di Irelia e del Partner a un accesso sicuro e tracciabile (art. 6(1)(f) GDPR). L’Utente non può opporsi al trattamento senza rinunciare all’accesso, perché il trattamento è inscindibile dall’accesso stesso.
Il Partner, o il Cliente che invita l’Utente, ha l’obbligo di informarlo di questo trattamento; Irelia rende comunque disponibile questa informativa al primo accesso.
4.4 Conservazione
| Dati | Termine |
|---|---|
| Dati identificativi, credenziali, ruolo e permessi | Fino alla rimozione delle credenziali da parte del Partner o del Cliente; dopo la cessazione dell’Accordo con il Partner, per i 24 mesi in cui restano accessibili le funzionalità di esportazione e cancellazione dei dati dei Workspace (DPA, art. 10.4) |
| Log di accesso e delle operazioni | Fino a 12 mesi dalla generazione di ciascuna registrazione; oltre, solo se necessari a un incidente, un contenzioso o una verifica in corso |
5. Richieste di contatto
5.1 Dati trattati
Chi contatta Irelia tramite il modulo del sito, via email o tramite altri canali fornisce nome, impresa, indirizzo email, eventuale numero di telefono e il contenuto della richiesta.
5.2 Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| (a) Rispondere alla richiesta e gestire il contatto | Misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato — art. 6(1)(b) GDPR |
| (b) Inoltrare la richiesta, a discrezione di Irelia, a un Partner che eroga servizi basati su Agenti AI, quando la richiesta riguarda tali servizi | Legittimo interesse di Irelia e dell’interessato a indirizzare la richiesta a chi può soddisfarla — art. 6(1)(f) GDPR |
| (c) Invio di comunicazioni promozionali su Irelia e sulla Piattaforma, ove l’interessato lo abbia richiesto nel modulo di contatto o in altro modo | Consenso — art. 6(1)(a) GDPR e art. 130 d.lgs. 196/2003; revocabile in ogni momento tramite il collegamento in ogni comunicazione o scrivendo a info@irelia.ai |
Dopo l’inoltro di cui alla lettera (b), il Partner tratta i dati ricevuti come titolare autonomo, secondo la propria informativa; Irelia conserva traccia dell’inoltro. L’inoltro non comporta per l’interessato alcun obbligo verso il Partner. Chi non desidera che la propria richiesta sia inoltrata può indicarlo nella richiesta o scrivendo a info@irelia.ai.
Senza il consenso di cui alla lettera (c), Irelia non invia comunicazioni promozionali a chi ha inviato una richiesta di contatto.
5.3 Conservazione
| Dati | Termine |
|---|---|
| Richiesta e dati di contatto (finalità a e b) | 12 mesi dall’ultimo contatto o dall’inoltro al Partner |
| Dati trattati per la finalità (c) | Fino alla revoca del consenso e comunque 24 mesi dall’ultima interazione |
6. Integrazione con Google Calendar
6.1 Perché questa sezione. La funzionalità di prenotazione appuntamenti degli Agenti AI può collegare un calendario Google. Il collegamento è effettuato dal titolare del Workspace con il proprio account Google: i dati del calendario sono dati del Workspace, che Irelia tratta per suo conto secondo il DPA (sezione 1.2). Questa sezione è pubblicata perché Google richiede che l’uso dei dati ricevuti dalle proprie API sia descritto in un’informativa a indirizzo pubblico.
6.2 Conformità alla policy Google. L’uso e il trasferimento a qualsiasi altra applicazione dei dati ricevuti dalle API di Google da parte di Irelia sono conformi alla Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusi i requisiti di Limited Use. (Irelia’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)
6.3 Autorizzazione. Il titolare del Workspace autorizza il collegamento tramite il flusso OAuth 2.0 di Google e può revocarlo in ogni momento dalla Piattaforma o dalla pagina delle autorizzazioni del proprio account Google (myaccount.google.com/permissions).
6.4 Dati consultati. Indirizzo email e informazioni di base del profilo dell’account Google; elenco dei calendari e relativi metadati (nomi, fusi orari); eventi del calendario, inclusi titoli, date, orari, durate, partecipanti, descrizioni e stato.
6.5 Uso. I dati sono utilizzati esclusivamente per la prenotazione e la gestione degli appuntamenti tramite gli Agenti AI, per conto del titolare del Workspace: (a) lettura degli eventi per determinare la disponibilità; (b) creazione, aggiornamento e cancellazione di eventi per riflettere le prenotazioni effettuate in chat; (c) rilevamento delle modifiche apportate direttamente sul calendario per mantenere allineati i registri delle prenotazioni; (d) invio di promemoria pre-appuntamento. I dati sono recuperati su richiesta a ogni interazione e non sono scaricati in blocco né replicati oltre quanto necessario alla prenotazione.
6.6 Condivisione. I dati del calendario sono trattati dai Sub-responsabili di Irelia indicati nella sezione dedicata ai dati dei Workspace della Lista dei Sub-responsabili pubblicata all’indirizzo https://irelia.ai/legal/subprocessors, vincolati da accordi sul trattamento dei dati, e da nessun altro soggetto: (a) fornitori di infrastruttura cloud per l’elaborazione serverless delle operazioni di calendario; (b) fornitori di piattaforme database e applicative, presso cui sono conservati i registri delle prenotazioni e, in forma cifrata, i token OAuth; (c) fornitori di modelli linguistici — attualmente OpenAI, Anthropic, Google Cloud (Vertex AI) e Amazon Web Services per i modelli DeepSeek eseguiti su AWS Bedrock; l’elenco aggiornato è nella Lista — che ricevono, per singola interazione, esclusivamente le disponibilità in forma sintetica (fasce orarie libere e prenotabili) e i soli elementi dell’evento necessari a elaborare la richiesta di prenotazione o il promemoria. Prima dell’invio ai fornitori di modelli, i dati identificativi noti alla Piattaforma — nome, numero di telefono, indirizzo email — sono sostituiti con segnaposto e ricostituiti solo nei sistemi di Irelia; tali fornitori conservano i dati ricevuti solo per il tempo limitato previsto dai rispettivi termini per l’uso delle API, indicato nella Lista, e garantiscono contrattualmente che i dati ricevuti tramite le proprie API non sono utilizzati per addestrare, migliorare o sviluppare modelli di intelligenza artificiale né per altre finalità estranee alla richiesta. I dati del calendario non sono venduti, ceduti né condivisi con terzi per finalità pubblicitarie o per scopi non correlati alla prenotazione di appuntamenti.
6.7 Usi vietati. I dati ricevuti dalle API di Google sono utilizzati esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità di prenotazione e gestione degli appuntamenti rivolte all’utente, inclusi i promemoria pre-appuntamento inviati per conto del titolare del Workspace. Non sono in alcun caso utilizzati per pubblicità, marketing, profilazione, addestramento di modelli di intelligenza artificiale, valutazione del merito creditizio, intermediazione di dati o qualsiasi altra finalità estranea a tali funzionalità.
6.8 Sicurezza e accesso umano. I token OAuth sono conservati in forma cifrata; le trasmissioni con le API di Google avvengono su connessioni cifrate (TLS); l’accesso ai dati del calendario è limitato ai sistemi automatizzati che eseguono le operazioni di prenotazione. Nessun addetto di Irelia accede ai dati del calendario nell’ordinaria operatività; l’accesso umano avviene solo su richiesta del titolare del Workspace per assistenza, per ragioni di sicurezza o per gestire un incidente, o quando richiesto dalla legge. Le misure sono descritte nel DPA, art. 14.
6.9 Conservazione e cancellazione. I token OAuth sono conservati esclusivamente per la durata del collegamento e cancellati quando il titolare del Workspace lo revoca o alla cessazione dell’Accordo con il Partner. I registri delle prenotazioni seguono i termini di conservazione dei dati del Workspace stabiliti dal DPA, art. 10, e possono essere cancellati dal titolare del Workspace in ogni momento tramite la Piattaforma. Le richieste di cancellazione possono essere inviate anche a info@irelia.ai.
7. Destinatari e trasferimenti
7.1 Responsabili del trattamento. I dati oggetto di questa informativa sono trattati, per conto di Irelia e su sua istruzione, dai responsabili del trattamento indicati nella sezione “Destinatari dei dati di cui Irelia è titolare” della Lista dei Sub-responsabili, pubblicata all’indirizzo https://irelia.ai/legal/subprocessors, che riporta per ciascuno entità, servizio, dati trattati, paese e meccanismo di trasferimento: infrastruttura cloud e database, invio di email, fatturazione elettronica.
7.2 Titolari autonomi. Trattano i dati per proprie finalità e secondo le proprie informative: (a) il fornitore di servizi di pagamento, indicato nella Lista, per l’esecuzione dei pagamenti dei Partner, la prevenzione delle frodi e i propri obblighi di legge; (b) Meta, per i dati delle comunicazioni scambiate tramite i gruppi WhatsApp attivati con i Partner; (c) i Partner ai quali sono inoltrate le richieste di contatto (sezione 5); (d) consulenti fiscali e legali di Irelia, vincolati al segreto professionale; (e) autorità pubbliche, ove richiesto dalla legge.
7.3 Trasferimenti extra-UE. Alcuni fornitori trattano i dati negli Stati Uniti, come indicato nella Lista. I trasferimenti avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914, art. 46(2)(c) GDPR) incorporate nei contratti con i fornitori; ove il fornitore risulti certificato ai sensi del Data Privacy Framework UE-USA, la Lista lo indica quale garanzia aggiuntiva. Copia delle clausole può essere richiesta a info@irelia.ai.
7.4 Nessuna vendita. Irelia non vende né cede i dati a terzi per finalità pubblicitarie proprie di questi ultimi.
8. Diritti dell’interessato
8.1 Chiunque sia interessato dai trattamenti descritti può esercitare, scrivendo a info@irelia.ai, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati forniti e trattati sulla base del contratto, opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse — in particolare alle comunicazioni promozionali, in ogni momento e senza motivazione — e revoca del consenso, senza pregiudizio per i trattamenti già effettuati. Irelia risponde entro trenta giorni, prorogabili nei casi previsti dall’art. 12(3) GDPR, e può chiedere elementi per verificare l’identità del richiedente.
8.2 Reclamo. L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora.
8.3 Decisioni automatizzate. Irelia non adotta, sui dati oggetto di questa informativa, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo sull’interessato (art. 22 GDPR). La validazione automatica delle configurazioni degli Agenti AI opera sulla configurazione, non sulla persona, ed è ripetibile dopo la correzione.
8.4 Richieste relative ai dati dei Workspace. Le richieste di chi ha conversato con un Agente AI sono gestite come indicato nella sezione 1.3.
9. Aggiornamenti
9.1 Questa informativa è pubblicata all’indirizzo https://irelia.ai/legal/privacy con numero di versione e data, e può essere aggiornata al variare dei trattamenti, dei fornitori o della normativa. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta. La presente informativa è pubblicata in italiano e in inglese; in caso di divergenza prevale la versione italiana.
9.2 Gli aggiornamenti che introducono nuove finalità o nuovi destinatari sono comunicati ai Partner e agli Affiliate all’indirizzo email dell’Account prima che il trattamento inizi; per gli altri aggiornamenti fa fede la pubblicazione.